Kunt u dit artikel niet (goed) lezen: Klik dan hier voor de web-versie

 

In deze CNEws Special 'In De Diepte' gaan we (veel) dieper in op een bepaalde functie of een bepaalde dienst en proberen we alle facetten ervan te belichten.

CNE In De Diepte verschijnt een aantal keren per jaar

 

 

 CNEws Special: In De Diepte I  - Integratie van vaste en mobiele telefonie

 

Het VoIP telefoniesysteem Xelion biedt al geruime tijd 'vast-mobiele integratie' aan. De verweving dus van vaste en mobiele telefonie. Wat houdt dat precies in, wat kunt u ermee, wat kost het en hoe werkt het? Zomaar een paar vragen die we hieronder zo goed mogelijk proberen te beantwoorden.

Wat houdt het in

Wanneer u beschikt over Xelion als VoIP platform, in-house of in de cloud, dan heeft u ook kosteloos de beschikking over de Xelion App. Deze is beschikbaar voor Android, Iphone en Windows smartphones en kan gewoon gedownload worden in de betreffende on-line shops (PlayStore, AppStore en Windows Store) onder de naam Xelion 6. Het maakt daarbij niet uit welke mobiele provider u heeft. In tegenstelling tot alle andere vast-/mobiel integratie oplossingen is die van Xelion provider-onafhankelijk.

Screenshot 20170629 113050
Nadat u de app heeft geïnstalleerd en de nodige gegevens heeft ingevuld (die krijgt u van ons) kunt u de app opstarten en bent u klaar om gebruik te maken van alle functies die de Xelion App u biedt.

De functies

De Xelion App verbindt u via de internetverbinding van uw smartphone met de Xelion telefooncentrale. Daarom kunt u:

  • Het adresboek van Xelion raadplegen. Daarmee heeft u dus al uw zakelijke contacten altijd bij de hand.
  • Bellen naar die contacten
  • Doorverbinden
  • Intern bellen naar uw collega's
  • Chatten met uw collega's
  • Een SMS versturen
  • Uw status aanpassen (beschikbaar, niet beschikbaar, in vergadering...)
  • Uw gesprekshistorie bekijken
  • Uw telefoon doorschakelen
  • Een persoonlijk bericht plaatsen
  • Uw nummerweergave veranderen
  • Bepalen waar uw gemiste oproepen naar toe moeten worden geschakeld
  • Een wallboard bekijken

Het adresboek van Xelion raadplegen

Xelion kent een uitgebreid centraal adresboek. Het is eigenlijk ook een volwaardig CRM systeem. Dit adresboek kan worden gekoppeld met een keur aan externe CRM en ERP systemen zoals SalesForce, Afas Profit, Exact Synergy en nog veel en veel meer. Dit uitgebreide adresboek heeft u altijd bij de hand als de Xelion App op uw smartphone actief is. Als u wordt gebeld door iemand die in dat adresboek staat, ziet u ook zijn (bedrijfs-) naam in beeld staan. U hoeft dus geen adresboek meer bij te houden in uw telefoon.

Bellen naar contacten

Alle contacten uit de Xelion database kunt u meteen bellen met uw smartphone. Dat kan op 3 verschillende manieren:

  • Rechtstreeks met uw telefoon. U belt dan niet via de Xelion centrale, maar gewoon met uw eigen telefoon naar het contact uit de Xelion database. U stuurt dan ook uw eigen 06 nummer mee met het gesprek (of u belt anoniem). Het gesprek loopt niet via de Xelion centrale en wordt dus ook niet geregistreerd of opgenomen.
  • Bellen via de Xelion. In dit geval wordt u gebeld door uw Xelion centrale en deze zet het gesprek door naar uw contact. Hierbij wordt uw vaste nummer meegestuurd met het gesprek, dus dat is het nummer wat uw contact ziet in zijn/haar telefoon. Het gesprek wordt door Xelion geregistreerd en eventueel opgenomen.
  • Doorschakelbellen. Dit is de handigste methode. Hierbij belt uw telefoon naar de Xelion centrale en deze belt meteen naar uw contact. U stuurt uw vaste nummer mee en het gesprek wordt door Xelion geregistreerd en eventueel opgenomen.

Het bellen met de Xelion App gaat gewoon over het GSM netwerk van uw provider. U belt dus niet via uw dataverbinding. Daar is zeer bewust voor gekozen om ervoor te zorgen dat u overal, dus ook in gebieden waar de dataverbindingen nog niet optimaal zijn, kunt bellen en gebeld worden. Bijkomend voordeel is dat u ook niet tijdens een gesprek ineens onderbroken kunt worden door een ander telefoontje dat binnenkomt.

Doorverbinden

Met de Xelion app kunt u gesprekken doorverbinden. Dat kan naar personen binnen én buiten uw organisatie

Intern bellen en speciale functies

U kunt uw collega's bellen op hun interne nummer en natuurlijk kunnen zij u ook bellen op uw interne nummer. U heeft uw kantoor in uw binnenzak. Ook andere functies zoals hotdesking werken gewoon met uw smartphone.

app chat

Chatten 

Xelion kent een ingebouwde (groeps-) chatfunctie die u ook kunt gebruiken met uw smartphone. U kunt chatten met uw collega's

SMS

Xelion kent een ingebouwde SMS functie die u ook met uw smartphone kunt gebruiken. Het SMS bericht wordt verstuurd door uw Xelion, ook naar meerdere contacten tegelijk.

Status aanpassen.

Xelion is in staat om uw status van bereikbaarheid automatisch aan te passen aan de hand van uw (Outlook) agenda. Maar u kunt uw status ook handmatig instellen of de bestaande status overrulen. Voorbeelden van Status zijn: Beschikbaar, In vergadering, Niet beschikbaar, Niet storen.

Gesprekshistorie

Meteen in het eerste scherm van de mobiele App kunt u zien welke telefoontjes u gepleegd heeft. Klik op het gesprek en u ziet ook alle details. Als het gesprek is opgenomen, kunt u deze ook meteen beluisteren.

app gespreksverslagDe telefoon doorschakelen

Meestal zult u dit automatisch regelen in de Xelion telefooncentrale, maar het kan gebeuren dat u uw mobiele telefoon wilt doorschakelen. Met de Xelion App doet u dat zeer eenvoudig.

Een persoonlijk bericht plaatsen

Dit bericht is zichtbaar voor uw collega's in de presentielijst. U kunt daar bijvoorbeeld boodschappen inzetten al: 'Ik zit in een Xelion webinair' of  'Lekker op vakantie!'

De nummerweergave veranderen

Hiermee bepaalt u met welk (vast) nummer u naar buiten wenst te bellen. Van te voren moet wel in de Xelion centrale worden bepaald welke nummers u mág meesturen. De ene keer belt u uit met het nummer van de verkoopafdeling, de andere keer met uw eigen rechtstreekse nummer. Anoniem kan natuurlijk ook.

Bepalen waar uw gemiste oproepen naar toe worden geschakeld

Meestal stelt u dat al van te voren in, maar er zijn situaties denkbaar waar u dat anders zou willen instellen. Dat is mogelijk in de Xelion App.

 

app statusEen wallboard bekijken

Met een wallboard kunt u precies zien hoe uw telefoonteam presteert. Dat kan nu ook gewoon onderweg met de Xelion App. U kunt bijvoorbeeld zien hoe snel de telefoon wordt opgenomen, hoe lang een gemiddeld gesprek duurt, of de klanten lang in de wacht moeten staan... Ideaal voor Klanten Contact Centers.

 

Wat kost het

Xelion werkt met een gebruikers-gebaseerd licentiemodel. U betaalt dus per gebruiker en niet per apparaat. U kan dus gebruik maken van een vaste telefoon, een looptelefoon, een smartphone, een tablet én een smartphone onder 1 licentie! De enige restrictie is dat u niet tegelijkertijd kunt bellen of gebeld worden. Bent u dus met uw Xelion App in gesprek, dan kunt u niet bellen of gebeld worden op een andere telefoon. Dat kan alleen als u daar een extra licentie aan besteedt.

Bij het bellen met de Xelion App moet u wel rekening houden met hogere kosten. Als u 'bellen via Xelion' of 'doorschakelbellen' gebruikt, belt u feitelijk 2x. Bij 'bellen via Xelion' is het mobiele gesprek naar de Xelion erg kort en daarna loopt het echte gesprek via de Xelion. Bij 'doorschakelbellen' betaalt u zowel de kosten voor het mobiele gesprek naar uw Xelion als de kosten van uw Xelion naar de klant. In de praktijk zijn mobiele kosten al gedekt door een unlimited abonnement, maar het is wel iets om rekening mee te houden. Vast-mobiel integratie is dus geen kostenbesparende feature al zijn de bereikbaarheidsvoordelen vele malen groter dan de eventueel hogere kosten.

Bedrijfsleven gaat naar Mobile-Only

Banken, accountants, zorginstellingen en vele andere organisaties kiezen er steeds vaker bewust voor om hun medewerkers alleen nog maar met een mobiel apparaat te laten communiceren. Dankzij de komst van VoIP is het mogelijk geworden om de mobiele telefoon onderdeel uit te laten maken van de vaste telefonie-omgeving van een bedrijf. Xelion heeft zelfs een volwaardige mobiele app voor alle gebruikers, waarmee alle functionaliteiten die voorheen alleen in een vaste omgeving zaten ook met een paar vingerbewegingen voor handen zijn. Dankzij zo’n app zijn receptionistes niet meer afhankelijk van de locatie van de medewerker of collega die gezocht wordt. De bereikbaar en beschikbaarheid status wordt gechecked dankzij een koppeling aan de digitale agenda. Zo wordt iemand snel gevonden en/of gevraagd terug te bellen op het eerste moment dat dat uitkomt.

Data

Waar voorheen een aantal pakketten en apparaten nodig waren om alle communicatie te kunnen organiseren zoals vaste telefoon, computer en mobiele telefoon, kan nu alles met de smartphone worden afgehandeld. Hét grote voordeel is overzicht en een toename van de bereikbaarheid van de organisatie. Het is mogelijk om met één vast nummer bereikbaar te zijn voor alle zakelijke gesprekken. Dankzij de app van Xelion is scheiden privé en zakelijk mogelijk en hoeven medewerkers niet meer met twee toestellen te werken. Een ander groot voordeel is dat bedrijven nu vrijwel alle zakelijke communicatie via de app op smartphones wordt afgehandeld gestructureerde data verwerven. Hoeveel van de inkomende gesprekken werd beantwoord en hoeveel werd er uitgebeld? Dat soort data wordt centraal verzameld en kan in wallboards snel en overzichtelijk gerapporteerd worden. Zo krijg je inzicht in de relaties die je als organisatie met je klanten hebt en kun je die informatie gebruiken voor verbeteringen. Mensen die real time inzicht krijgen in hun eigen bereikbaarheid zullen hun gedrag daar ook op gaan aanpassen. Ook kan er met centrale adresboeken worden gewerkt en met een CRM-koppeling goed worden beschouwd wie er in de organisatie met welke klanten contact heeft gehad. Gespreksnotities en opgenomen gesprekken kunnen worden teruggeluisterd. Dit zijn allemaal zaken waarmee het contact dat een organisatie heeft met de buitenwereld niet alleen kwantitatief maar ook kwalitatief verbeterd wordt.

Aandachtspunten

Naast de vele voordelen die het integreren van de smartphone in de bedrijfscommunicatie en vaste telefonie heeft zijn er ook een aantal aandachtspunten. Ten eerste moeten medewerkers er zich goed van bewust zijn dat ze tijdens werktijd op hun mobiel onderdeel uitmaken van de bereikbaarheid van de organisatie. Dus als men de smartphone puur als privédomein zou zien, kan daar een probleem ontstaan. Ook moet men goed opletten de mobiele telefoon altijd bij zich te dragen en op tijd te chargen. Een goede bluetooth headset die omgevingsgeluid reduceert is een daarbij een onmisbare toevoeging in het zakelijke communicatiegereedschap van elke dag. Dat lijkt heel logisch, maar zijn wel cruciale aandachtspunten omdat de organisatie gaat vertrouwen op mobiele communicatie. Ook zijn er wat cultuuraspecten om rekening mee te houden. Als je iemand op een vast nummer belt en die weet dat die op mobiel uitkomt is het aan de ontvanger om gelegenheid en ruimte te bieden om het gesprek in goede orde te kunnen afhandelen. Ook is de integratie met sms en whatsapp een aandachtspunt met vaste nummers. Het mobiele nummer blijft dus voorlopig zeker ook nog een rol spelen in zakelijke communicatie.

Ontwikkelingen

De ontwikkelingen van de vast/mobiel integratie met de Xelion App staan niet bepaald stil. Op het onlangs gehouden Xelion Partner Event werden de volgende nieuwe features aangekondigd:app wallboard

  • Video : Met de videostandaard WebRTC wordt videobellen mogelijk met Xelion softphones, de Xelion App en geschikte hardphones
  • Alle conversaties: In de gespreksverslagen worden alle converstaties chronologisch weergegeven, dus niet alleen telefoongesprekken, maar ook chats en SMS berichten
  • Integratie adresboek: Ook het lokale adresboek van een smartphone kan worden geïntegreerd met de Xelion App

Daarnaast komen er steeds nieuwe updates uit die verbeteringen doorvoeren op het gebied van snelheid, stabiliteit en lay-out.

Vragen

Heeft u vragen die hierboven nog niet worden beantwoord? Neem gerust contact met ons op. Wij helpen u graag!

 


Sociale media

Vrijwel dagelijks en altijd als het nodig is, communiceert CNE via de sociale media Facebook en Twitter.
Niet alleen houden we u op de hoogte van nieuws uit de ICT wereld, maar ook van storingen bij onszelf, bij onze leveranciers en bij grote instellingen zoals banken en de overheid.facebook mail
twitter mail

Wij raden u dan ook sterk aan om ons te 'liken' op Facebook en ons te 'volgen' op Twitter.

 


 

Peter color

Met vriendelijke groet,

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

 

 

 


 

gantry-media://cne/klanten/Amstelveen_logo.jpg
gantry-media://cne/klanten/es_100_100.png
gantry-media://cne/klanten/Engels.png
gantry-media://cne/klanten/Flexis_logo_small.png
gantry-media://cne/klanten/HFB-logo.png
gantry-media://cne/klanten/MariaTailor-Logo_small.png
gantry-media://cne/klanten/VVV_logo.jpg
gantry-media://cne/klanten/Vita_Amstelland.png
gantry-media://cne/klanten/ccigroep.png
gantry-media://cne/klanten/hansellogo.jpg
gantry-media://cne/klanten/happybodieslogo.png
gantry-media://cne/klanten/logo-crohill.jpg
gantry-media://cne/klanten/sas.png
gantry-media://cne/klanten/FlowFrightLogo.png
gantry-media://cne/klanten/logo_bieb.png
gantry-media://cne/klanten/snoeks.png
gantry-media://cne/klanten/wissing.png
gantry-media://cne/klanten/haarlem.png
gantry-media://cne/klanten/bvlf.png
gantry-media://cne/klanten/Stedelijk_logo_small.png
gantry-media://cne/klanten/logo.gif
gantry-media://cne/klanten/Participe-logo_fc1.jpg
gantry-media://cne/klanten/tresforte.png
gantry-media://cne/klanten/pvdbosch.png
gantry-media://cne/klanten/kokon.png
gantry-media://cne/klanten/igc.png
gantry-media://cne/klanten/oa-logo.png
gantry-media://cne/klanten/aanz-logo.jpg
gantry-media://cne/klanten/logo.png
gantry-media://cne/klanten/rokatec.png
gantry-media://cne/klanten/vawo.png
gantry-media://cne/klanten/studyflow.png
gantry-media://cne/klanten/logo-esa-aalsmeer.png
gantry-media://cne/klanten/logo_nicw.png
gantry-media://cne/klanten/dps-services.png
gantry-media://cne/klanten/Avion_logo.jpg